Qué datos de su empresa no deberían entrar a un modelo de IA

La pregunta llega siempre en la misma forma: «¿es seguro pegarle esto a ChatGPT?». Y da igual cuál sea la herramienta —ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot o la que traiga incorporada el programa que ya usa—: el criterio es el mismo, y las condiciones cambian más entre planes de una misma herramienta que entre herramientas distintas. Y siempre está mal planteada, porque «seguro» depende de un contrato que casi nadie leyó y de una configuración que casi nadie revisó.

La pregunta útil es otra: ¿qué pasa si esto que voy a pegar aparece mañana en la pantalla de otra persona, o en una demanda? Esa sí se puede contestar sin ser abogado ni ingeniero.

Qué pasa de verdad cuando usted pega algo

Al escribir en una herramienta de IA, ese texto sale de su empresa y viaja al servidor de un proveedor. Qué ocurre después depende de tres cosas: si el plan que usted paga permite usar sus datos para entrenar modelos, cuánto tiempo los conserva el proveedor y quién dentro del proveedor puede leerlos. Las tres están en el contrato, y las tres cambian entre el plan gratuito y el empresarial del mismo producto.

Ese es el punto que más confusión causa. Ninguna de estas herramientas es una sola cosa con una sola política. En casi todas, la cuenta gratuita, la de pago individual y la empresarial tienen condiciones distintas, y la diferencia importante no es de marca sino de plan: el mismo proveedor puede tratar su contenido de dos maneras opuestas según lo que usted haya contratado. Lo mismo ocurre con los demás proveedores. Decir «usamos tal herramienta» no dice nada sobre el riesgo hasta que se diga bajo qué plan.

La configuración que casi nadie revisa

En las cuentas de consumo —gratuitas y de pago individual— las herramientas principales suelen traer un interruptor en los ajustes que decide si su contenido puede usarse para mejorar el modelo, y suele venir encendido. Búsquelo, léalo y decida. Es lo único de esta lista que se arregla en un minuto.

Con dos advertencias. La primera: apagar ese interruptor es una configuración, no un compromiso contractual; puede cambiar con una actualización de términos y no le da a usted nada que reclamar. La segunda: no dice nada sobre las otras dos preguntas —cuánto se conserva y quién puede leerlo—, que siguen viviendo en el contrato del plan.

Un semáforo de tres zonas

Este es el criterio que usamos y que se puede pegar en una pared.

Zona verde — puede entrar sin ceremonia

• Texto que usted publicaría en su sitio web sin pensarlo.
• Borradores, ideas, estructuras de documento, correcciones de redacción.
• Información técnica pública: cómo funciona una herramienta, qué significa un término.
• Datos inventados o anonimizados de verdad para hacer una prueba.

Regla práctica: si lo pegaría en una publicación de redes sociales de la empresa, es zona verde.

Zona amarilla — solo con contrato y con criterio

• Información interna no pública: precios de costo, márgenes, procesos, políticas.
• Documentos de trabajo con nombres de empleados o de proveedores.
• Código propio de la empresa.
• Datos de clientes ya agregados o disociados, de forma que no identifiquen a nadie.

Aquí la herramienta gratuita no sirve. Hace falta un plan empresarial con compromiso escrito de no usar los datos para entrenar, y hace falta que alguien de la empresa haya leído ese compromiso.

Si no tiene claro qué dice el contrato del plan que ya paga, es una revisión corta y concreta: qué se conserva, cuánto tiempo, quién puede leerlo y si alimenta o no el entrenamiento. La división técnica la hace con usted.

Zona roja — no sale de la empresa

• Datos personales de terceros sin base legal para tratarlos así: cédulas, teléfonos, correos, direcciones, historiales de compra asociados a un nombre.
• Datos sensibles. La Ley 8968 los define como la información del fuero íntimo de la persona, y menciona expresamente el origen racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o espirituales, la condición socioeconómica, la información biomédica o genética, y la vida y orientación sexual. Ese «condición socioeconómica» sorprende a todo el mundo y es el que más se pisa sin querer: ingresos, deudas, capacidad de pago.
• Credenciales: contraseñas, llaves de acceso, tokens, certificados. Un secreto pegado en un chat es un secreto quemado.
• Material bajo acuerdo de confidencialidad ajeno. Si firmó un acuerdo con un cliente, ese acuerdo probablemente no contempla que su información pase por un tercero.
• Información que decide sobre una persona: evaluaciones de desempeño, decisiones de crédito, expedientes disciplinarios. Nótese que las de crédito caen además en la categoría anterior.

Con los datos sensibles la ley costarricense no se limita a pedir más cuidado: prohíbe su tratamiento, y solo lo admite en supuestos tasados y estrechos —salvaguardar un interés vital de quien no puede consentir, actividades legítimas de una fundación o asociación respecto de sus propios miembros, datos que la persona hizo públicos voluntariamente o que hacen falta para ejercer un derecho en un proceso judicial, y fines de diagnóstico o atención médica a cargo de profesionales obligados al secreto—. Una herramienta de IA de uso general no es ninguno de esos supuestos. La zona roja, en este punto, es roja de verdad.

Lo que dice la ley costarricense, en corto

La Ley 8968 parte de que los datos personales son de la persona, no de quien los recoge. De ahí salen dos consecuencias directas para este tema:

1. El consentimiento es para una finalidad concreta. Que un cliente le haya dado su teléfono para coordinar una entrega no es permiso para pasarlo a un tercero con otro propósito.
2. La transferencia a terceros necesita base propia. La ley solo permite transferir datos cuando el titular lo ha autorizado expresa y válidamente. Un proveedor de IA que procesa datos de sus clientes es un tercero, aunque usted lo viva como «una herramienta».

Esto no es asesoría legal, y una empresa que trate datos sensibles o de volumen debería contrastarlo con un abogado. Pero el criterio operativo se sostiene: si el dato identifica a una persona y esa persona no sabe que va a pasar por ahí, no pasa.

Cómo decidir en treinta segundos

Cuatro preguntas, en este orden. La primera que dé «sí» detiene el proceso.

1. ¿Esto identifica a una persona concreta que no soy yo?
2. ¿Es una credencial, o abre el acceso a algo?
3. ¿Lo cubre un acuerdo de confidencialidad con un tercero?
4. ¿Me incomodaría que apareciera con mi nombre en un medio?

La política mínima que toda empresa debería tener escrita

Media página basta, y evita la conversación difícil de después:

• Qué herramientas están aprobadas y bajo qué plan. No «se puede usar IA», sino cuáles y en qué modalidad.
• El semáforo, con ejemplos del negocio propio, no genéricos.
• Qué hacer cuando alguien se equivoca. Que exista un camino para avisar sin castigo hace que la gente avise. Sin él, no se entera nadie.
• Quién decide cuando el caso no cae claramente en ninguna zona.

Que exista por escrito importa más que su extensión. Una política de media página que la gente conoce funciona mejor que un manual de veinte que nadie abrió. Cómo tratamos nosotros los datos que este sitio recoge está en la política de privacidad.

Cómo lo hacemos aquí

En el trabajo con datos de una empresa aplicamos el mismo semáforo que describe este artículo: lo que va a un modelo se decide antes de empezar, se anota, y si algo cae en zona roja se busca otra forma de resolverlo — anonimizar, trabajar con una muestra, o dejar ese paso en manos de una persona.

En qué podemos ayudarle con esto

Este artículo termina pidiéndole tres cosas: clasificar sus datos, revisar el contrato de las herramientas que ya usa y escribir media página de política. Las tres son trabajos con principio y fin, y son parte de lo que hacemos:

• Clasificar sus datos en el semáforo, con los ejemplos de su negocio y no con los genéricos de este artículo. Es lo que convierte una tabla en algo que su equipo puede usar el lunes.
• Revisar qué dicen las condiciones de las herramientas que ya paga y traducirlas a lo que significan para su caso.
• Escribir la política y dejarla en un lenguaje que su equipo entienda, con el camino para avisar cuando alguien se equivoque.
• Ordenar el dato antes de automatizar nada, que es el paso que aparece cuando la información está repartida entre archivos que no coinciden.

Si quiere empezar por aquí, la división técnica lo revisa con usted en una reunión de treinta minutos, sin costo y sin obligación de contratar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pegar datos de mis clientes en ChatGPT, Claude o Gemini?

Como regla, no. Los datos que identifican a una persona concreta se tratan bajo la finalidad para la que esa persona los entregó, y pasarlos a un proveedor externo de IA suele quedar fuera de esa finalidad. Si el caso de negocio lo exige, hace falta un plan empresarial con compromiso escrito de no entrenar con esos datos, y conviene revisarlo con un abogado.

¿La versión de pago de una herramienta de IA es segura para datos de empresa?

Pagar no equivale a proteger. Lo que cambia el riesgo es la modalidad contratada: los planes empresariales suelen incluir el compromiso de no usar el contenido para entrenar modelos y controles de retención, y los individuales de pago no siempre. La respuesta está en el contrato del plan concreto, no en el precio.

¿Qué son datos sensibles según la ley de Costa Rica?

La Ley 8968 los define como la información relativa al fuero íntimo de la persona, y cita el origen racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o espirituales, la condición socioeconómica, la información biomédica o genética, y la vida y orientación sexual. La ley prohíbe su tratamiento salvo en supuestos tasados, así que no deberían entrar a herramientas de IA de uso general. Conviene notar que la condición socioeconómica —ingresos, deudas, capacidad de pago— entra en esa lista, cosa que en otros países no ocurre.

¿Sirve apagar el entrenamiento en los ajustes de la herramienta?

Ayuda y conviene hacerlo, pero no resuelve el problema. Es una configuración de la cuenta, no un compromiso contractual: puede cambiar con una actualización de términos y no le deja a usted nada que reclamar. Además no dice nada sobre cuánto tiempo conserva el proveedor su contenido ni sobre quién dentro del proveedor puede leerlo, que son las otras dos preguntas y viven en el contrato del plan.

¿Anonimizar los datos resuelve el problema?

Solo si la anonimización es real. Quitar el nombre y dejar la cédula, el teléfono o una combinación de datos que permita reidentificar a la persona no anonimiza nada. Para probar una herramienta suele ser más limpio inventar datos de ejemplo que intentar despersonalizar los reales.